Dit is het geheim van efficiënt samenwerken in de bouw

Samenwerken in de bouw begint met document management

Document management voor de bouw? Moet je niet eerst denken aan goed gereedschap, vergunningen en veiligheid? Natuurlijk zijn die ook belangrijk, maar de bouwsector rijkt verder dan de bouwplaats zelf. Het is een sector waarin een goede samenwerking cruciaal is. Alle disciplines staan met elkaar in verbinding en onderling wordt onwijs veel informatie gedeeld. Niet alleen projectmatig, maar ook procedureel. Goed document management voor de bouw is hét geheim van efficiënt samenwerken én succesvol opgeleverde bouwprojecten!

De bouw is een complexe sector. Alles draait om samenwerking, kwaliteit, veiligheid, procedures én de wensen van de klant. Daarbij komen veel partijen kijken: opdrachtgever, gemeente, hoofd- en onderaannemers, architecten en wellicht nog andere partijen die hecht betrokken zijn bij het project. Efficiëntie en nauwkeurigheid zijn dan heel belangrijk voor een kwaliteitswaarborging. Goed document management voor de bouw is dan ook cruciaal. Want naast gereedschap gaan er in de bouwsector héél veel documenten om. En die goed organiseren is misschien wel het beste fundament dat je kunt leggen, voor ieder project opnieuw. 

De voordelen van document management voor de bouw met een DMS

• Centrale opslag in de cloud
  In een DMS worden documenten centraal opgeslagen in de cloud. Veilig voor chaos en eenvoudig op te vragen via zoeken en vinden. Zo heb je de juiste documenten áltijd bij de hand. 
• Altijd en overal toegankelijk
  Document management voor de bouw in de cloud is altijd toegankelijk, zolang je een internetverbinding hebt. Of je nu op kantoor zit of op de bouwplaats staat met je voeten in de klei!
• Taken en rollen beheren
  In het document management systeem kun je de rollen van andere betrokkenen beheren. Zo kunnen ze dingen ook of juist niet zien of in documenten meewerken. Ook kun je mensen taken toebedelen én notificaties instellen zodat iedereen zijn taak op tijd doet. 
• Digitaal ondertekenen en versiebeheer
  Contracten en andere documenten kun je snel en eenvoudig digitaal laten tekenen door de opdrachtgever of andere tekenbevoegden. Via versie beheer heb je van getekende en andere documenten altijd de juiste versie bij de hand. Zo voorkom je verwarring en zoekgeraakte bestanden. 
• Notities en logs bijhouden
  Heb je wijzigingen aangebracht aan tekeningen, procedures of andere bestanden, dan kun je die vastleggen via notities. Zo weet iedereen wat je hebt gedaan en kun je zien wat anderen hebben aangepast. Ook kun je logs bijhouden van de werkzaamheden. Zo werkt document management voor de bouw heel efficiënt.
• Alle bestandsformaten
  In een DMS maakt het niet uit wat voor bestanden het zijn. Video’s, tekeningen, BIM-bestanden en grote rapporten sla je zonder problemen op én kun je dus eenvoudig delen met andere betrokkenen. 
   

Versiebeheer, de historie van je BIM bestanden

Natuurlijk zijn er genoeg wij-kunnen-alles-voor-de-bouw pakketten én laten we eerlijk blijven; ze kunnen vaak ook bijna alles. Echter als het gaat om documentmanagement en dan met name om versiebeheer op wat moeilijkere bestanden, zoals bijvoorbeeld de veel gebruikte BIM bestanden, dan laten ze het behoorlijk afweten. Dit is nu precies wat je met een document management systeem wél kunt inregelen. Exporteer je tekening als BIM bestand en registreer deze in je DMS als concept of definitieve versie. Zo kun je uiteindelijk via je audittrail versiebeheer precies zien wat de historie van je tekening is.

Projectmanagement en document management voor de bouw

Wanneer je als architect of aannemer betrokken bent bij verschillende projecten, is goed projectmanagement een fijne bijkomstigheid van document management voor de bouw. Door ieder project eigen metadata tags te geven, kun je via diezelfde tags alle documenten aan het juiste project koppelen. Ook de betrokken collega’s en andere partijen kun je rechten geven tot de betreffende projectmap, zodat ze toegang hebben tot de documenten die ze nodig hebben om hun werk te doen. Andere projecten blijven zo alleen voor jou zichtbaar. Zo kun je heel efficiënt werken en raak je geen documenten kwijt. Ook een menselijke fout, zoals een verkeerde bestandsnaam of per ongeluk in de verkeerde map zetten, wordt ondervangen met document management voor de bouw. Met de zoek- en vindfunctie kun je tot op documentniveau zoeken in bestanden. Zo ben je nooit meer iets kwijt en dat komt het hele project ten goede. 

Aan het project koppel je zo vergunningen, bouwtekeningen en voorschriften, tussentijdse facturen, omschrijvingen, contracten en alle andere relevante informatie. Alles op één plek, maar toch altijd en overal toegankelijk. 

Contractmanagement voor optimale samenwerkingen

Langdurige of kortlopende contracten, overeenkomsten met leveranciers of ZZP’ers, afspraken met onderaannemers; jij beheerst contractmanagement via document management voor de bouw. Zo heb je altijd inzichtelijk wanneer contracten ingaan en eindigen, wat ook alweer de afspraken waren en wie verantwoordelijk was voor het afsluiten van het contract. Zo kun je op tijd nieuwe onderhandelingen aangaan, aanpassingen maken of nieuwe voorstellen doen. Laat gedoe over contracten het bouwproces niet in de weg staan! Nieuwe contracten en overeenkomsten kun je via e-signing snel en eenvoudig laten tekenen. De getekende contracten worden direct opgeslagen in het systeem en kunnen via meta tags weer worden gekoppeld aan projecten, klanten of leveranciers. En met notificaties weet jij het meteen wanneer het tijd is om actie te ondernemen rond een contract.  

Procedures en certificeringen voor de bouw

Veiligheid is een belangrijk onderwerp in de bouw. Tijdens het bouwproces, maar ook na oplevering wil je voorkomen dat er onveilige situaties ontstaan. Daarom is de bouwsector gebonden aan allerlei regels en eisen. Het is goed om het systeem rondom procedures en certificeringen goed te administreren. Zo houd je goed in de gaten wanneer certificaten verlopen of kun je procedures nauw volgen en er logs voor opslaan. Wanneer dan een audit volgt, heb je alle belangrijke bestanden bij de hand. Via rollen kun je een toezichthouder eenvoudig toegang geven tot de bestanden die hij nodig heeft. Samenwerken in de bouw wordt zo heel eenvoudig, zelfs op afstand. 

Wil jij ook efficiënt samenwerken met document management voor de bouw?

Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden van document management voor jouw bedrijf. Stel ons je vragen óf plan meteen een gratis demo om direct kennis te maken met CloudCompagnon.