Document- en bestandsbeheer

Nooit meer zoeken naar brieven, voorwaarden en offertes. Ook excelbestanden, presentaties en facturen zijn binnen seconden te vinden. Er is nooit twijfel over de meest recente versie en delen is een fluitje van een cent.

Registreer je document of bestand

Vanuit het dashboard zet je eenvoudig één of meer bestanden in CloudCompagnon. Sleep ze naar CloudCompagnon of haal ze op vanuit CloudCompagnon via het uploadicoon.

Registreer ze door een paar velden te vullen, zoals documentnaam, documentsoort en eventueel beschrijving.

Stap 1 - Document registreren

Koppel een dossier of relatie

Koppel het document of bestand tijdens het registreren gelijk aan een relatie en/of dossier

Door een slimme verwijzing naar het document of bestand kun je meerdere dossiers koppelen en houd je één centraal document of bestand als de waarheid.

Door versiebeheer heb je overal de juiste versie.

Stap 2 - dossiers en relaties

Koppel taken en notificaties

Werktaken zoals controles of updates beheer je overzichtelijk door taken aan te maken op het document of bestand, die je vervolgens aan jezelf of een collega toewijst.

De taken kun je met een notificatiedatum agenderen. CloudCompagnon stuurt je een notificatie e-mail zodra de taak actief wordt, inclusief een slimme link naar het document.

Stap 3 - Taken en notificaties

Houd de status en voortgang bij

Met het veld "dossierstatus" beheer je eenvoudig in welke fase een dossier zit. Standaard zijn "lopend" of "gesloten" aanwezig. Aanvullende keuzes, zoals project- of procesfases, hebben we razendsnel voor je ingericht.

Inhoudelijke informatie over het dossier kun je eenvoudig beheren en bijhouden in de notities. Automatisch wordt de gebruikersnaam en de datum vastgelegd. Je ziet in één oog opslag de historie het dossier en wie er aan gewerkt heeft.

Stap 4 - Status en voortgang

Razendsnel vinden

Eenvoudig de informatie vinden vanuit verschillende invalshoeken. 

Zo zie je bij een document eenvoudig in welke dossiers deze zit gekoppeld. Bij een relatie zie je welke dossiers er lopen en wat de status is. Natuurlijk vind je het dossier ook eenvoudig via de zoekfunctie

In alle gevallen op je met 1 klik het dossier en kun je de aantekeningen en documenten in het dossier bekijken.

Stap 5 - Razendsnel vinden

Eenvoudig delen

Met de knop delen kun je externe partijen gemakkelijk toegang geven tot het dossier in CloudCompagnon.

CloudCompagnon genereerd een Link en een QR-code waarmee externen in het dossier komen. Je bepaalt zelf of er een username en wachtwoord nodig is en hoelang de link geldig is.

Stap 6 - Eenvoudig delen

Focus op waar jij goed in bent

CloudCompagnon, documentbeheer dat voor je werkt.

Branches

  • Eventmanagement
  • Financiële diensverlening
  • Coaching & Mediation
  • Industrie
  • Horeca & Facility

Meer weten?

Over ons

Documentbeheer dat voor je werkt. Wij geloven in een applicatie op maat voor een betaalbaar bedrag. Toegankelijk en voor alle documenten die je nodig hebt. CloudCompagnon is het document management systeem dat vanuit deze overtuiging is geboren.

Documentbeheer dat voor je werkt.