Het implementeren van een traditioneel document management systeem duurt vaak enkele maanden. Ook de aanschafkosten en licentiekosten zijn relatief hoog. Reden genoeg voor organisaties van 5 tot 50 medewerkers om dergelijke projecten niet door te zetten. Maar wat zijn nu de voordelen van document management voor deze kleinere organisaties. Zijn deze voordelen redenen genoeg om WEL een document management...
Beste ondernemer, wij begrijpen maar al te goed hoe druk de werkdag er voor jou uit kan zien. Met deze 5 handige tips en trucs kun je tijd besparen, structuur aanbrengen en grip krijgen op je zaken, zodat je jouw waardevolle tijd kan besteden aan andere belangrijke zaken.
1. Mappenstructuur netjes
Een jungle aan mapjes en documenten wordt niemand blij van. Zorg dat je een duidelijk systeem hebt...
Een document management systeem (DMS) is ook voor verenigingen, kleinere organisaties en non-profit organisaties steeds interessanter nu we, meer en meer, gedwongen thuiswerken. Wanneer je organisatie gaat werken met een DMS, worden werkprocessen meer gestroomlijnd. Je vindt sneller de informatie die je zoekt en werk je veiliger samen aan documenten, dan wanneer je dat in een dropbox of andere online...
We hebben het al het hele jaar over contractbeheer en contractmanagement, maar daarbij mag het beheer van verkoopcontracten niet ontbreken! Een verkoopcontract is een juridisch bindende overeenkomst tussen twee partijen waarbij de ene partij een goed of dienst verkoopt aan de andere partij in ruil voor een betaling. Het contract bevat de details van de verkoop, zoals de prijs, de leveringsdatum,...
De lente is begonnen en daar zijn we vooral heel erg blij mee. Langere dagen, het zonnetje dat (hopelijk) vaker en lekker warm schijnt en de natuur die weer tot leven komt. Krijg je meteen energie van. Én schoonmaakkriebels. En behalve je huis of kantoor, is het ook heel fijn om je harde schijf of de gedeelde schijf op de zaak aan kant te hebben. Geen rondzwervende mapjes en documenten met vage...
Waarom contractbeheer in de geestelijke gezondheidszorg, ook voor kleine organisaties, zo belangrijk is? De geestelijke gezondheidszorg in Nederland draait overuren. De wachtlijsten lopen op en de zorg wordt steeds complexer en ingewikkelder. Steeds meer organisaties zoeken daarom de samenwerking met kennispartners. Zo kun je gebruik maken van elkaars expertise bij specifieke thema’s. Samenwerkingen...
Contractbeheer saves the day. Het houdt je scherp, zorgt ervoor dat je niet onnodig kosten maakt en laat je maximaal profiteren van wat je inkoopt bij je leveranciers. Hebben we het over verkoopcontracten, dan kun je het zelfs nog benutten voor relatiebeheer. Contractbeheer inrichten vraagt even wat tijd en energie, maar als je de boel op orde hebt, zijn er alleen maar winnaars.
Wij geven je 7...
Contractbeheer in een DMS is eenvoudiger dan je denkt. Contractbeheer geeft je inzicht in alle lopende contracten en de bijbehorende contractuele afspraken. Voor goed contractmanagement (het managen van alle afspraken die een organisatie heeft met leveranciers, in relatie tot de resultaten en kansen van het bedrijf) is succesvol contractbeheer een must. En dat contractbeheer kun je uitstekend doen...
Documentbeheer is een proces dat dagelijks plaatsvindt op de werkvloer. De meeste mensen staan hier nauwelijks bij stil totdat ze iets niet kunnen vinden. In veel organisaties is daarom veel te winnen op gebied van documentbeheer. wat zorgt voor lagere kosten, minder fouten en besparing van tijd. In deze blog leggen we je uit wat de verschillende fases van documentbeheer zijn en hoe je dit gestructureerd...
Digitaal contracten ondertekenen wordt steeds normaler. Dat kan ook bijna niet anders in een tijd waarin we elkaar oproepen om goed na te denken voordat je iets print en waarin er zó weinig post gestuurd wordt dat PostNL de tarieven moet verhogen om rond te komen. En wij zouden niet jouw Cloud Compagnon zijn als wij digitaal contracten ondertekenen niet mogelijk maakten voor jou, je collega’s én...
Met digitaal documentmanagement voor zorgaanbieders kunnen zorgboerderijen en dagbestedingen beter cliëntgerichte zorg bieden. Juist doordat je alle informatie op een centrale plek hebt en iedereen toegang heeft tot digitale dossiers, voorkom je fouten en is er één lijn in de zorg. Bovendien kun je familie, mantelzorgers en andere zorgverleners toegang geven tot verslaglegging en andere informatie....
Het digitaal ondertekenen van contracten en overeenkomsten vinden steeds meer organisaties belangrijk. Er zijn namelijk een aantal voordelen van digitaal ondertekenen ten opzichte van de traditionele natte handtekening. Toch roept digitaal ondertekenen ook in deze moderne tijd nog steeds veel vragen op. Waarbij rechtsgeldigheid de meest belangrijke is. Dit zorgt voor een drempel waardoor organisaties...
Onder digital assets, ook wel 'digitale activa' of 'digitale content' genoemd, zijn alle elektronische bestanden en media die een waarde vertegenwoordigen voor een bedrijf of organisatie. Dit kan bijvoorbeeld beeld- en videomateriaal, geluidsbestanden, documenten en andere digitale inhoud zijn, zoals bijvoorbeeld logo's en lettertypen. Het beheren van deze belangrijke bestanden doe je met digital...
We werken, leven, zorgen en socializen erop los; digitaal welteverstaan. Niet alleen particulieren, maar ook bedrijven hebben een enorme hoeveelheid data te verwerken. Iedere dag opnieuw. Tel daar het hybride werken en onder andere cybercrime bij op en je kunt je voorstellen dat er heel veel behoefte is aan structuur in de informatiesystemen. Een Document Management Systeem (DMS) is dan jouw partner...
Klanten, personeel, inkopen, vergunningen; als horecaondernemer heb je je handen vol en digitaliseren in de horeca heeft dan niet echt prioriteit. Toch is digitaliseren precies wat al die takken van sport makkelijk beheersbaar maakt. Alle documenten op één plek en áltijd toegankelijk. Met een online document management systeem wordt digitaliseren in de horeca een eitje.
In een document management...
‘Sorry, ik kan uw gegevens niet vinden.’ ‘Ik denk dat uw contract is kwijtgeraakt.’ Deze vreselijke zinsnedes al eens moeten aanhoren aan de telefoon? Of, erger nog: tegen een klant moeten zeggen? Het gebeurt steeds vaker dat documenten zoekraken of zelfs uitlekken. Onze wereld, de informatiemaatschappij, draait om informatie, data, gegevens en we zijn er met z’n allen non stop mee bezig. Maar structuur?...
Een goed document management systeem is niet meer weg te denken bij de grotere organisaties. Een beetje CFO en CIO weet dat een DMS zichzelf in een half jaar terugbetaald. Het digitaal beheren van documenten, zoals klachten, contracten, overeenkomsten en kwaliteitsdocumenten zorgt voor een afdekking van risico’s en een reductie in FTE’s. Ook in middelgrote organisaties zien we steeds vaker dat er...
Een workflow of werkstroom beschrijft hoe, door wie en in welke volgorde activiteiten worden uitgevoerd om tot een vooraf bepaalde uitkomst te komen. Als we het hebben over een workflow in een systeem, dan gaat het over het ondersteunen van een proces. Door een workflow te implementeren worden mensen en middelen efficiënter ingezet en kosten bespaard. Workflow is een belangrijk onderdeel van document...
Het versturen van documenten en bestanden via e-mail is niet de meest veilige manier om informatie te delen. Sterker nog in veel gevallen is dit een compliance issue. Het veilig delen van documenten, bestanden en dossiers is daarom een belangrijke functie van ons document management platform. In dit blog vertel ik je meer over onze mogelijkheden om veilig informatie te delen met behulp van CloudCompagnon.
De...
Iedere organisatie begint klein, waardoor documentmanagement binnen zorginstellingen in eerste instantie nog overzichtelijk is. Met een mappenstructuur kom je al een heel eind. Maar wanneer meer mensen samen moeten werken, raakt het overzicht kwijt. Zéker wanneer er sprake is van meerdere locaties. Wij brachten 9 pijnpunten in kaart waar zorginstellingen (en zéker die met meerdere locaties) tegenaanlopen...