5 tips voor structuur op kantoor

Beste ondernemer, wij begrijpen maar al te goed hoe druk de werkdag er voor jou uit kan zien. Met deze 5 handige tips en trucs kun je tijd besparen, structuur aanbrengen en grip krijgen op je zaken, zodat je jouw waardevolle tijd kan besteden aan andere belangrijke zaken. 

1. Mappenstructuur netjes

Een jungle aan mapjes en documenten wordt niemand blij van. Zorg dat je een duidelijk systeem hebt voor het opslaan van documenten en sla ze direct op in het goede mapje. Zorg ervoor dat iedereen die werkt in het systeem op de hoogte is van de indeling en spreek medewerkers erop aan als ze documenten verkeerd opslaan. Zo zorgt je ervoor dat bestanden snel terug te vinden zijn.

2. Juiste naam voor document

Laat iedereen dezelfde benaming gebruiken voor documenten. Als het gaat om een factuur, neem dit dan ook op in de naam. Verder is het handig om de naam van de klant, leverancier of partner ook in de titel op te nemen. Het document terugvinden wordt op die manier een stuk makkelijker aangezien je kan filteren door middel van de zoekbalk.

3. Documenten in e-mail bijlages opslaan

Als een klant, leverancier of partner jou een bijlage stuurt via je e-mail sla deze dan direct op. Als je er dan later bij moet hoef je niet te zoeken in je overvolle mailbox. Bovendien kunnen collega’s niet jouw mailbox inzien, waardoor zij überhaupt niet bij het document kunnen. Erg onhandig als je collega bij het bestand wil terwijl je net op vakantie bent of een dagje vrij. Andere tips om tijd te besparen met e-mail vind je hier.

4. Onderscheid maken tussen versies

Over het algemeen is de meest recente versie van een document de juiste. Dit is alleen niet in alle gevallen zo. Als je een contract hebt verstuurd naar een klant en vervolgens pas je het aan om een nieuwere versie van het contract te maken, zorg er dan voor dat je nog een versie bewaard van het oorspronkelijke contract. Zo kun je altijd makkelijk terugvinden welk contract nou uiteindelijk naar de klant verstuurd was. Je kan bijvoorbeeld een D toevoegen aan de titel als het een definitieve versie is en een C toevoegen als het een concept is. 

5. Contracten en overeenkomsten goed managen

In je onderneming heb je te maken met tal van overeenkomsten en contracten. Denk aan werknemerscontracten en energiecontracten, maar ook telefoon- en internetabonnementen. Zorg ervoor dat je goed bijhoudt wanneer een contract ingaat, wat de einddatum is en wanneer de onderhandelingsperiode ingaat. Actief contractbeheer zorgt ervoor dat je er op tijd bij bent om opnieuw te onderhandelen of om over te stappen. 

CloudCompagnon

CloudCompagnon is een Nederlands Document Management Systeem dat speciaal is ontwikkeld voor het MKB. Alle bovengenoemde punten kunnen makkelijk vereenvoudigd worden door gebruik te maken van CloudCompagnon. Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen met structuur aanbrengen binnen jouw organisatie? Download dan nu de gratis brochure of vraag een gratis online demo aan waarin wij uitleggen hoe CloudCompagnon werkt.