Contractbeheer in een DMS in 4 stappen met CloudCompagnon
Contractbeheer in een DMS is eenvoudiger dan je denkt. Contractbeheer geeft je inzicht in alle lopende contracten en de bijbehorende contractuele afspraken. Voor goed contractmanagement (het managen van alle afspraken die een organisatie heeft met leveranciers, in relatie tot de resultaten en kansen van het bedrijf) is succesvol contractbeheer een must. En dat contractbeheer kun je uitstekend doen met een document management systeem (DMS). Zo heb je alle gegevens heel toegankelijk op één plek, raak je nooit meer wat kwijt én verloopt er geen vervaldatum zonder dat jij ervan af weet!
De voordelen van een DMS
Met een DMS profiteer je van centrale opslag van ál je documenten. Je kunt onbeperkt samenwerken met anderen en tegelijkertijd gevoelige gegevens afschermen voor mensen die er geen belang bij hebben. Door specifieke eigenschappen, metadata, toe te voegen aan je documenten, kun je ze koppelen aan klanten, leveranciers, collega’s, projecten, dossiers en talloze andere groepen. Zo leg je op die centrale plek een netwerk aan koppelingen dat ervoor zorgt dat je altijd alle gegevens bij de hand hebt. Met handige notificaties weet je zeker dat je geen verloopdata en andere deadlines mist en de oneindige zoek- en vindfunctie in CloudCompagnon maakt het onmogelijk om bestanden kwijt te raken. De perfecte basis voor jouw contractbeheer.
Contractbeheer in een DMS in 4 stappen:
Stap 1: Zet alle contracten en afspraken op een rijtje
Inzicht begint met overzicht. Daarom zorg je ervoor dat je éérst alle lopende (en aflopende) contracten in beeld hebt. Ga, desnoods met je bankafschrift erbij, alle abonnementen en afspraken na, zorg dat je alle details en voorwaarden in beeld hebt en leg deze vast voor contractbeheer in een DMS.
Stap 2: Bepaal wie verantwoordelijk is voor contractbeheer in een DMS
Maak iemand verantwoordelijk voor het contractbeheer. Deze persoon beheert alle gegevens en verloopdata en legt contacten met de contractmanagers wanneer het tijd is voor nieuwe onderhandelingen.
Stap 3: Koppel metadata aan de contracten en documenten
Metadata maakt het mogelijk om eigenschappen te koppelen aan bestanden bij contractbeheer in een DMS. Zo koppel je het contract aan de leverancier en eventueel aan een specifieke contactpersoon. Ook leg je de ingangsdatum en einddatum vast, opzegtermijn, een contractnummer en eventueel een garantietermijn. Door gebruik te maken van algemene tags, zoals jaren of maanden, projecten of bedrijfsonderdelen waar het contract betrekking op heeft, blijft het contract steeds in beeld. Ook kun je met metadata meerdere documenten koppelen in een contractdossier, zoals voorwaarden, een addendum of mantelcontract. Zo heb je altijd alle relevante documenten en informatie bij de hand.
Stap 4: Stel notificaties in voor contractbeheer
Misschien wel de allerbelangrijkste stap: stel notificaties in voor de verloopdatum (en vooral de opzegtermijn). Zo kan het systeem je op de hoogte houden wanneer het tijd is om actie te ondernemen. Koppel deze notificatie voor de zekerheid aan meer dan één persoon. Het zou toch vervelend zijn als je ongewenst vastzit aan wéér een periode, omdat je collega ziek was en zijn notificatie had gemist.
Contractbeheer in een DMS: meer dan beheer
In het DMS kun je niet alleen het contract met alle details vastleggen, maar ook al het mailverkeer eromheen. Je kunt zelfs contracten (laten) tekenen via het systeem. Veilig en rechtsgeldig. Zo heb je altijd de getekende versie van het contract bij de hand én je contractbeheer onder controle. Daar profiteert het hele bedrijf van!
