Sorry, ik ben op vakantie! | Werkoverdracht 2.0
Vakanties zorgen altijd voor een bepaalde mate van onrust. Collega’s zijn afwezig, andere collega’s moeten het overnemen na werkoverdracht en de klant moet maar even wachten op zijn document, contract of andere communicatie. Toch? Nou, nee! Met een goed document managementsysteem ben je nooit op vakantie. Voor de klant tenminste. Want dankzij centrale opslag heeft iedereen met de juiste rechten altijd en overal toegang tot de juiste documenten. Zelfs als jij op je ligbedje op een tropisch strand ligt, krijgen jouw klanten alles wat ze van je nodig hebben. Van jou, maar als je slim bent gewoon van je collega’s.
Stop met zoeken, start met vinden na werkoverdracht
CloudCompagnon is documentbeheer dat voor je werkt. Ook tijdens je vakantie. In het systeem worden alle documenten centraal opgeslagen. Omdat we niet met mappen werken, heb je ook geen last van het ‘waar-heeft-ie-het-in-vredesnaam-opgeslagen-syndroom’. Wij werken namelijk met metadata, zoeksleutels/tags die je aan een document of bestand toevoegt. Zo ben je nooit meer iets kwijt. En zelfs wanneer je het echt niet meer weet, kun je door te zoeken naar specifieke woorden op documentniveau íeder document terugvinden. Zo ben je minder afhankelijk van werkoverdracht door je collega’s, kun je stoppen met zoeken en starten met vinden.
Wereldwijd je documenten en informatie managen
Onze naam zegt het al: ons document management systeem werkt volledig in de cloud. Dat betekent dat je altijd en overal toegang hebt tot je volledige database met al je klantinformatie, dossierinformatie, contracten en alle relevante bestanden en documenten. Mits je een internetverbinding hebt. Zo werkt documentmanagement plaats onafhankelijk voor je. Dus zelfs als je klant of je collega je belt terwijl je net je afwas hebt gedaan op de camping, stuur je hem in no time het gevraagde bestand. Kun je het daarna meteen weer loslaten: je bent tenslotte op vakantie!
Altijd de juiste versie van het document
Klanten horen niet graag nee en daarin kom je hen natuurlijk graag tegemoet. Je wilt professioneel overkomen, ongeacht de tijd van het jaar. De verkeerde versie van een document sturen hoort daar natuurlijk niet bij. Met automatisch versiebeheer voorkom je dat je collega in jouw afwezigheid, ondanks goede werkoverdracht, per ongeluk dat document, spreadsheet of presentatie met al die onverwerkte wijzigingen stuurt. Of het contract dat helemaal nog niet getekend is. CloudCompagnon houdt altijd de laatste versie van het document beschikbaar. Gaat het om getekende documenten, dan herken je ze aan het ‘signed’-teken. Hoe digitaal ondertekenen van documenten werkt? Dat lees je hier
Taken en verantwoordelijkheden tijdens werkoverdracht
Het werk houdt nooit op. Zelfs niet wanneer jij de deur achter je dichttrekt. Daarom zorg je ervoor dat je collega’s achterblijven met een duidelijk overzicht van wat er nog moet gebeuren de komende weken. Door taken toe te wijzen aan bepaalde collega’s, weet je zeker dat ze herinnerd worden aan hun verantwoordelijkheden. Voor hen werkt het als een checklist die ze kunnen afvinken. Voor jezelf, de betreffende collega’s of een leidinggevende kun je notificaties instellen. Wanneer taken nog niet zijn afgevinkt, wordt automatisch een bericht verstuurd. Zo ga je, na de werkoverdracht, met een gerust hart op vakantie, wetende dat de bedrijfsprocessen én het document management gewoon doorgaan.
Fijne zomer!
