Jouw Online Document Management Oplossing - CloudCompagnon

Je hebt dat ene belangrijke document nodig dat je collega voor haar zwangerschapsverlof aan jou heeft overgedragen, maar de meest recente versie is nergens te vinden. Herken je dit vervelende probleem? Vooral wanneer je in een bedrijf met meerdere collega’s in dezelfde documenten werkt, kan het ontzettend lastig zijn wanneer deze documenten niet op een vaste plek staan.

Wat jij nodig hebt is de online document management oplossing van CloudCompagnon. CloudCompagnon is een uniek document management systeem dat ervoor zorgt dat jij je nooit meer zorgen hoeft te maken over documentbeheer. Je vindt namelijk simpelweg alles op één plek.

Kost het zoeken naar documenten en bestanden jou ook veel te veel tijd? En denk je bij jezelf; dat kan anders! Dan ben je bij CloudCompagnon aan het juiste adres. Nooit meer tijd verspillen aan het zoeken van documenten op de gezamenlijke schijf, en alle bedrijfsinformatie terugvinden op één plek. Klinkt dit je als muziek in de oren? Dan raden we je aan het onderstaande artikel te lezen. Wij vertellen je namelijk alles wat je moet weten over documenten online opslaan met onze unieke vorm van documentbeheer.

Waarom documenten online opslaan?

Online documenten opslaan, we zijn het in de afgelopen jaren massaal gaan doen. Zowel in het bedrijfsleven als privé kiezen we ervoor om onze documenten online op te slaan. Maar waarom eigenlijk? Laten we de voordelen eens onder de loep nemen.

Documenten online opslaan wordt ook wel Cloudopslag genoemd. Je slaat je documenten en bestanden namelijk online op in een Cloud. Maar wat zijn hier nu eigenlijk de voordelen van? Vroeger sloegen we immers alles op in de harde schijf van onze computer.

Er zijn diverse voordelen van Cloudopslag te benoemen. Om te beginnen kun je overal en op elk apparaat toegang krijgen tot jouw bestanden. Je logt simpelweg in op de online omgeving, en je bestanden staan voor je klaar. Ook wanneer je op dat moment een wijziging wenst aan te brengen, wordt deze gewoon doorgevoerd. In principe is een goede internetverbinding het enige wat je nodig hebt.

Wanneer je met collega’s samenwerkt in een bepaald document is het van belang dat iedereen het bestand makkelijk en snel kan vinden. Wanneer het betreffende document op jouw computer staat opgeslagen, wordt dit erg lastig. Daarom is online documenten opslaan dé oplossing voor het efficiënt samenwerken binnen het bedrijfsleven.

Nu zijn er natuurlijk veel bedrijven die een eenvoudige Cloudopslag aanbieden. Dus waarom kies je dan voor CloudCompagnon? CloudCompagnon gaat verder en bied een online document management oplossing in de Cloud. Laten we eens gaan kijken naar het unieke systeem dat wij te bieden hebben, en welke voordelen dit voor jou persoonlijk kan hebben.

Een unieke document management oplossing

CloudCompagnon biedt jouw bedrijf unieke mogelijkheden aan. Waarom kunnen we stellen dat het document management systeem zoveel voordelen kent? Om te beginnen is het een eenvoudige doch veelzijdige oplossing. Naast een optimaal documentbeheer kan het ook veel betekenen voor het relatie- en dossierbeheer binnen jouw bedrijf. Op deze manier kan jij je focussen op het echte werk, terwijl CloudCompagnon zorgt voor een moeiteloos beheer van alle documenten en bestanden. Hoe gaat dit beheer nu precies in zijn werk? Laten we eens gaan kijken.

Documentbeheer

Je bestanden en documenten opslaan in de CloudCompagnon is heel eenvoudig en bovendien veilig. Je kunt je documenten er naartoe slepen of deze direct vanuit Ms Office opslaan. CloudCompagnon maakt namelijk gebruik van een Ms Office plugin. Hiermee kun je online documenten opslaan in de Cloud, rechtstreeks vanuit jouw Officeprogramma.

Hoe vinden mijn collega’s dit bestand vervolgens? Een logische vraag. Het antwoord is gelukkig heel eenvoudig. CloudCompagnon werkt met Metadata. Door zoekwoorden/kenmerken aan het document te hangen, kunnen deze razendsnel worden gevonden door eenieder die hier toegang tot dient te hebben.

Wil je een bestand rechtstreeks delen met een collega? Dat kan natuurlijk ook. Dit doe je door een link of QR-code te delen. Jij bepaalt overigens zelf welke versie van het document of bestand zichtbaar is voor deze tweede partij.

Relatiebeheer

Ook voor een optimaal relatiebeheer kun je rekenen op CloudCompagnon. Of je jouw diverse klanten en relaties nu wenst te onderscheiden of dat je inzicht wenst in datgene wat er per relatie speelt, CloudCompagnon is jouw helpende hand in al deze zaken. 

Zo worden documenten automatisch gekoppeld aan het dossier van de juiste relatie. Door de handige SmartTabs van CloudCompagnon kun je bovendien in één oogopslag zien welke relevante informatie er bij een bepaalde klant of contactpersoon hoort. Dit maakt alles toch een stuk overzichtelijker, en zorgt tegelijkertijd voor een professionele houding tegenover de klant. 

Dossierbeheer

Hoe zat het ook alweer met dat dossier van die nieuwe klant, waarvoor een offerte was aangemaakt? Ook voor een optimaal dossierbeheer vertrouw je op CloudCompagnon. Dient een bepaald dossier op de voet gevolgd te worden? Dan is het fijn als alle informatie up-to-date is. Daarom is het dossierbeheer van CloudCompagnon zo fijn.

Door simpelweg een notities aan te maken in het dossier, is iedereen op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Vraagt een bepaald dossier om actie? Noteer het in een notitie, en stuur indien nodig een notificatie naar je collega. Het volledige dossier deel je eenvoudig via een link of QR-code. Makkelijker kunnen we het bijna niet maken.

Voordelen online document management oplossing

Wat zouden we concluderend kunnen zeggen over onze unieke Cloud omgeving? Het biedt jouw bedrijf simpelweg alle handvatten aan die het nodig heeft voor een optimaal functioneren. Het bespaart tijd en geld, aangezien je nooit meer hoeft te zoeken naar de juiste documenten of dossiers.

CloudCompagnon biedt dé document Cloud oplossing waar ieder bedrijf naar snakt. En dan hebben we het nog niet eens gehad over alle handige extra’s die ons document management systeem te bieden heeft.

Wat dacht je bijvoorbeeld van het digitaal ondertekenen van contracten, offertes of andere vormen van papierwerk. Maar ook het archiveren van e-mails wordt een fluitje van een cent met jouw nieuwe CloudCompagnon. 

Twijfel jij nog? Wij laten je graag zien wat CloudCompagnon voor jouw bedrijf kan betekenen. Je kunt bij ons dan ook geheel gratis en vrijblijvend een demoversie aanvragen. Online documenten opslaan is heel eenvoudig, en dat zal je al snel merken in onze handige demoversie. Op deze manier kun je zelf ervaren hoe ons slimme systeem je een helpende hand kan bieden, waar je nooit meer zonder wil. Probeer het nu zelf!